La facture de 20 pages

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« Tu devrais appeler la société XXXX car elle rencontre de gros problèmes avec son ERP : Ils ont des factures de 20 pages et sont inquiets sur les temps de réponse et la volumétrie des données ». Je regarde sur le site web de l’entreprise ce qu’elle fait exactement et je finis par comprendre qu’il s’agit de la mise à disposition d’infrastructures de télécommunication à des opérateurs télécom, et que la facturation s’effectue sur la base de leur utilisation par les consommateurs clients de ces opérateurs, et donc que le nombre de lignes à facturer est très important.
Cela me fait penser à une conversation que j’ai eu un jour avec le responsable des infrastructures back-office d’une banque d’affaire qui s’inquiétait de la capacité de son nouveau cloud interne à héberger correctement son ERP. Il m’avait alors dit : « Tu comprends, nous avons prévu un serveur pour les traitements et un autre pour la base de données et le point faible de notre architecture réside dans la gestion des échanges entre les deux serveurs. Or dans le cas des ERP comme tout est super paramétrable lorsque tu enregistre la moindre transaction le système va effectuer un tas de contrôles en interrogeant un tas de tables ce qui va générer plein d’échanges et saturer le canal. Nous n’avons pas ce problème dans nos applis métiers car comme elles sont très spécialisées ces contrôles multiples sont limités au strict nécessaire ». Cet ingénieur système a bien compris la faiblesse intrinsèque d’un ERP généraliste qui résulte justement de son caractère généraliste combiné à la multiplicité des événements de gestion qu’il peut rencontrer.
Mettons-nous un instant à la place d’une personne du service de comptabilité fournisseur d’un client de XXXX qui reçoit une facture de 20 pages pour finalement générer une pièce comptable ne comportant que les 3 lignes HT, TVA et TTC (faisons abstraction d’une éventuelle répartition analytique d’ailleurs difficile à établir sur la base des 20 pages de la facture de son fournisseur …). Comment cette personne va-t-elle procéder sachant que la consommation n’étant pas connue à l’avance elle ne pourra pas rapprocher la facture d’une commande ni d’une réception ? S’il n’y a pas d’EDI entre les deux sociétés la réponse est facile à trouver : Soit elle va saisir manuellement les 400 lignes de la facture une par une dans sa gestion d’achats, soit elle va ouvrir son tableur préféré pour y calculer la ventilation comptable. Ne riez pas c’est encore souvent comme ça que ça se passe.
Du côté du fournisseur c’est lourd, ça rame et on imprime plein de papier tandis que du côté du client on galère à ressaisir tout ça dans la gestion des achats ou dans la compta.
XXXX n’est pas confrontée à un problème d’architecture matérielle mais à un problème d’architecture fonctionnelle.
Le détail de la consommation des services par les consommateurs est stocké dans les applications métiers de XXXX. Quel est alors l’intérêt de le ressaisir (ou plus probablement de l’injecter par interface) dans son ERP si ce n’est pour le refacturer tel quel ? Justement me direz-vous : C’est pour le facturer tel quel ! Mais quel est donc l’intérêt de le facturer tel quel ? Est-ce que ça va faciliter le contrôle par le client ? Non. Est-ce que ça va optimiser la gestion de la facture dans l’ERP ? Non puisque ça y génère un volume de données excessif. Pourquoi alors ne pas calculer en dehors de l’ERP une synthèse de cette consommation (par type de service pour la période de facturation) et facturer cette synthèse ? Posez la question et vous rirez peut-être de la réponse : « Parce qu’on n’y a pas pensé ! ». Ça peut arriver effectivement car lorsqu’on gère des systèmes d’information dans une entreprise qui se développe très rapidement on ne peut pas toujours tout anticiper.
Je ne suis pas plus intelligent que les informaticiens de XXXX ni que la moyenne de mes congénères du reste. Je pense d’ailleurs qu’un nombre élevé de personnes m’ayant déjà croisé sont même persuadées que je le suis moins. Peu importe. Simplement j’ai déjà croisé dans ma vie professionnelle ce type de problématiques à plusieurs reprises et dans des contextes très variés. C’est pour cette raison que je me suis convaincu que chaque opération de gestion doit être effectuée au bon endroit du système d’information de l’entreprise.
Si l’ERP occupe une place centrale dans le système d’information il n’en est pas la seule pièce. Les applications métiers en sont une autre : Qu’il s’agisse de mesurer des consommations de matière première dans un atelier de production, des temps de travail liés à des opérations élémentaires dans un entrepôt, des consommations de services de base comme l’eau, l’électricité ou le volume d’information transporté sur une fibre optique, ou encore le nombre de km parcourus sur une autoroute ou dans un taxi, les applications métiers sont responsables de cette mesure. Mais si elles savent collecter ces informations et éventuellement les mettre à disposition d’autres applications (l’IoT a évidemment rendu ça plus facile et immédiat), elles ne se préoccupent pas nécessairement de leur tarification (dépendent souvent du type de client) ni d’en effectuer la facturation.
Il y a donc un chainon manquant dans le système d’information. Il s’agit de l’application qui compile les données brutes de consommation pour les rendre digestes pour le système de facturation. Cette brique applicative doit savoir se connecter aux applications métier pour effectuer la récolte des données brutes et en assurer le stockage puis l’analyse pour les fournir à l’ERP pour qu’il puisse les facturer correctement, mais aussi assurer leur mise à disposition aux clients pour qu’ils puissent s’assurer du bienfondé de la facturation.
C’est dans ce but que nous avons créé Webill.
Construite à partir des technologies les plus en pointe pour la gestion et l’analyse des grands ensembles de données, Webill est la brique applicative manquante entre l’application métier, l’ERP et les clients pour passer des données brutes de consommation en données synthétiques de facturation. Webill permet de rassurer le consommateur / client quant au bienfondé des factures qu’il reçoit, et à l’opérateur qui les établit de se focaliser sur leur analyse et non sur les problèmes posés par leur volume.
Contactez-nous pour discuter de vos problématiques de facturation.

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